《如何进行会议管理》：九、技能点9如何利用网络来举办会议

------九、技能点9如何利用网络来举办会议------

主题词会议管理·策划会议·网络会适用情景当希望突破空间的限制来充分利用网络举办会议时，查看此技能。

技能描述

现在的世界已经进入了先进的计算机时代，或者更准确地说，是计算机网络时代。网络联结了各单位和系统，改变了众多公司生产和管理的模式，也同样改变了各种会议的模式。

相对于一般的会议，网络会议有自己的特点：由于计算机网络的介入，即使相隔非常远的各方也可以迅速召集起来开会，进行相互交流；如果使用可视系统，不仅可以在屏幕上显示和打印对话，还能彼此看见和听见；同时还避免了旅途的花费，节省了大量宝贵的时间。当然，传统会议的大多数原则仍然是适用于网络会议的，在这里，成效最佳地利用网络开好会议要做好以下几个方面：

营造一个良好的网络会议电子系统

有良好的网络会议的硬件系统是进行网络会议的必要前提。硬件系统一般包括：有足够承载力的服务器，至少每处一台的视频输入和播放系统、即时视频通信传输系统、网络接入系统和良好的传输网络。另外，还需要有附加在硬件上的软件，这些软件负责网络会议中的各个方面，现在这些软件一般都已经实现集成化，如MicrosoftNetmeeting等，一套软件可以承担网络会议中几乎所有的任务。

建设这个网络系统自然是花费不小，起码也得投入一笔数目不小的费用才能建设好这个网络系统，但对于在很多地区都有分部的跨地域公司来说，各部人员前往总部参加会议的一年花费，可能就可以满足建立系统的经费需要了。

确定召开会议的必要性

即使建立了可以节约费用的网络，召开会议仍然是需要慎重考虑的事，因为即使是节约了旅程费用，会场费用、接待费用和通讯费用支出是必不可少的，会议的即时性仍然要求所有与会者必须在一个固定的时间内都面对屏幕，这自然会耽误他们的工作，这也就是说会议的效率损失依然存在。如果需要讨论的事情的要求即时性不那么强，那么信函或电子邮件的方式也许更合适，这样，参与讨论者可以在一定范围内自行安排时间，就可能避免耽误一些重要的事情。

控制会议中的发言

相对于传统会议，网络会议的发言更容易失控，有时可能会遇到长篇大论，有时可能会因为多人同时发言而造成网络塞车，有时可能会出现发音不清或发言混乱。较传统会议来说这就要求会议主席对发言更要加强控制。

首先，应有一个与会者发言的顺序和时间，以避免冗长的发言或同时发言；其次，一旦出现了同时发言，主席就要及时地制止并临时指定顺序，以掌控混乱场面；最后，还要注意与会者主要成员的发言，因为这些发言对最后的决议会有较大的影响。

适时地加入人性化的内容

网络会议较传统会议而言，一个最大的欠缺就是与会者之间的交流缺乏人性化。人们更像是在与一台屏幕对话，而不是在同许多其他同样活生生的人交流，这使得与会者容易在讨论不感兴趣的内容时更容易走神儿甚至完全脱离会议主题。所以，适时地加入一些人性化的内容，例如会议正式开始前给一段时间让与会者之间相互问候，或在会议之中主席适当的表演等等，都可以起到让与会者将注意力转到人的身上，而不是仅仅停留在议题上。

网络会议是未来公司管理中会议发展的必经阶段，虽然现在尚未普遍使用，但一定要了解其特点和步骤，以便在未来的公司发展中运用自如。

牢记要点

进行网络会议特别注意的有：

营造一个良好的网络会议电子系统

确定召开会议的必要性

控制会议的发言

适时地加入人性化的内容

网络会议的正确使用确实能够给公司带来大幅度的成本节约。例如，著名的跨国公司西门子公司，在建立了全球性的信息网络之后，也同样将许多会议转变为网络会议的形式，原本需要很多国家的代表飞赴总部参加的会议，现在都仅仅需要同时守在屏幕前参加会议即可了。西门子公司聘请了IBM来负责其电子网络的建设和人员的培训，估计共花费了2.4亿欧元，但建成之后，仅一年减少的会议成本就高达1.1亿欧元，加上其他方面的成本节约，一年至少可节省共2.7亿欧元。可见，网络，包括网络会议的使用可以给公司带来多么可观的经济回报。

实践练习

虽然说网络会议是会议发展的必然趋势，但现在推行起来仍有一定的困难和阻力，除了费用因素以外，经理人的认同也是很重要的。有一种心理名为“网络抗拒症”或“网络恐惧症”，它导致经理人排斥网络的应用，从而阻碍了自身对网络的认识和使用。阅读下列问题，看看您是否也遇到了这样的情况，回答“是”为一分，回答“不是”为零分：

1．经常想“网络改变不了什么，世界还是这样”。

2．盯着电脑屏幕超过半个小时就头晕，但看电视就不会有这样的情况出现。

3．对电脑网络的软件系统使用方法不了解。

4．由于打字速度慢等原因而排斥使用键盘。

5．看见较为年轻的人使用电脑熟练时常常会想“这只是一种技能罢了，并不代表能力”。

6．不愿了解电脑的最新发展情况。

7．对一些电脑和网络的事情感到吃惊，但表露出来的依然是轻蔑的表情。

8．如果能够召开网络会议，会感到不如现场会议那么热烈。

9．在传统会议中经常发言，但在网络会议中就不见得仍能经常发言。

参考答案：

累加您所得的分数，对照下列结果：

A．0～3分没有问题，您可能只是偶尔对电脑网络有点厌倦，但并不排斥网络。

B．4～6分需要注意，您对电脑网络可能已有了一些不适应，如不注意会影响您接受电脑网络的最新信息。

C．7～9分严重关注，您对电脑网络已有了很强的排斥感，这令您几乎无法接受电脑网络的应用，您可能需要别人的帮助，否则会很影响您在网络时代中的正常工作。

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------十、技能点10如何设计会议的议程------

主题词会议管理·策划会议·会议议程适用情景当会议需要合适的程序来进行议题讨论时，查看此技能。

技能描述

当会议的议题和形式确定了以后，下一步需要做的就是设计会议的议程，也就是对会议的议题讨论做出具体安排。

会议的议程如同轨道，可以令会议在预定的方向上有步骤、有计划地进行，所以会议的议程内容十分重要。

一般来说，会议的议程是有一定模式的，大多数的会议议程都需要包括以下几个方面：

主席的开场白

主席的开场白一般是会议开始后首先需要进行的部分。开场白的内容包括：必要的与会者介绍，此次会议所要解决的问题，问题的有关背景，此次会议的目标等各方面的内容，甚至有时还要透露出主席或召集者的态度。

开场白的内容范围由会议召集者来恰当把握，但具体内容应由主席本人来控制。

介绍基本情况

在主席的开场白中提出问题后，应设计由几位与会者介绍他们对这个问题所掌握的情况，这样可以令其他与会者对这个问题有一个初步的概念，并且可以以这些基本的情况为出发点进行思考，为之后的讨论做铺垫。

这里需要注意的是：第一，情况介绍者应是提前指定并对问题有了一定研究的人，他们介绍的情况应当是可靠的；第二，情况介绍者的发言应简练扼要，重点突出，不需要介绍更多细节方面的问题。因为即使介绍了，其他与会者也不一定能记得下来，如果有人对细节感兴趣，可以在讨论阶段再详细询问。

自由发言，讨论问题

在介绍了基本情况后，就可以进入自由发言的讨论阶段了。虽然是自由发言，但实际上仍应提前拟订一个大致的顺序，这个顺序可以让一些思考反应较快、性格外向的与会者首先发言，再让一些思考时间较长、较深入的与会者接着发言，这样可以避免出现无人发言的尴尬场面，并且可以使整个讨论逐步深入，把大家的思维充分调动起来。

在差不多每个人都表明了自己的观点之后，会议的讨论就该进入更激烈的阶段了，这时可能与会者极容易分为几派，并且有些与会者会彼此针锋相对，虽然场面可能会有些混乱，但这时正是问题讨论最深入的时候，可以令所有的矛盾都自行充分暴露出来，为后面作出的决议做准备。

整合意见，得出结论

在充分的讨论之后，就需要逐步地进行意见整合，找到共同点，在分歧上相互妥协。这时候，主席就应处在主导地位，他的任务主要是，促成与会者们的意见相互融合，达成一致，最后以一定的形式表述出来，提交上级或传达下级。

会议结束

会议达成决议后，还没有正式结束，会议主席或召集者一般都需要对会后的工作进行简单的安排，或明确地向与会者布置任务。

以上就是会议议程一般所要包括的内容，除此之外，还可以根据实际需要而对会议的议程进行添加删减，例如，有的会议结束时可能需要领导发言，有的会议的议题情况介绍由主席代为进行等。这些，都要视当时会议的情况而定。

牢记要点

会议议程的内容一般包括：

主席的开场白

介绍基本情况

自由发言，讨论问题

整合意见，得出结论

会议结束

实践练习

现在洛克航空公司需要就飞行员对新产品的使用情况召开一次会议，请您尝试草拟出会议议程，填入下表：

会议议程

工作分派

参考答案：

会议议程

工作分派

主席的开场白

主席

产品市场分析及研究（10～15分钟）

咨询结果分析

政府飞行条款限制

何氏主张及理论分析

董先生、

陈先生、

何先生

飞行员研究计划（10～15分钟）

预测问题与实际状况

饮酒问题

其他问题

高小姐、

谢经理、

张经理

因果分析（20～25分钟）

为何实际与预测的情况常有差距

酒精检测报告

其他问题的起因

刘博士、

方女士

整合问题起因与建议（15～20分钟）

系统地将众人的分析及意见结合起来，以提供给研发经理
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本小说内容节选自：工具图书小说 《如何进行会议管理》

作者：龙泽
小说现有字数：8万字
最后更新于：2016年12月22日
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