【职场】史上最强“工作邮件”攻略~

在写工作邮件之前，一定要构思清楚，什么时候该写工作邮件？什么时候不该写工作邮件？...



在写工作邮件之前，一定要构思清楚，什么时候该写工作邮件？什么时候不该写工作邮件？不是所有的事情都可以用邮件沟通的哦。

一、邮件分类

口头、电话、会议交流的事情，用邮件进行确认这是一个好习惯，很多人不是很注意。

如果你在某个社交场合里偶遇领导，他开玩笑似的跟你说了一个创意，是置之不理还是埋头实干？都不是，你该做得是回到座位上马上给领导写一封邮件确认一下这件事是不是真正需要实施，这样皆大欢喜，不用做无用功了。



2.需求邮件——重细节

部门内部、跨部门、跨公司，我们经常会给别人提出工作的需求，这样的邮件要把细节写清楚、量化出来，要求精确，接需求的才人知道怎么做

如果产品经理做好了产品原型，让UI设计师做一张产品的的背景图，没有明确尺寸、风格等细节。过几天设计师发给他一个莫名其妙的东西导致工期延误，你说，这是谁的责任？



3. 反馈邮件——有回应

收到别人的需求邮件后，应该尽快反馈。注意，反馈邮件最好是发两封：

第一封：确认收到需求，并告知对方自己的计划安排

第二封：反馈结果输出物，并对输出物做适当的说明



4.通知邮件——广播站

通知类型的邮件，如《元旦放假通知》等等

这类邮件不需要回复，也最好不要回复，以免耽误他人工作。


二、工作邮件结构

a.收件人

b.主题

c.正文

d.附件

示例如下：下面介绍每部分需要注意的要点：

a.收件人：填写对方准确邮箱地址，是处理该邮件的人，或者是通知发布的对象。注意不要一件事情同时申请两个领导批示；或同时安排给两个人去做。

抄送：只是让对方知会一下，抄送人可以不回复。

密送：这一设置其实很有用，不方便让别人看到在收件人列表中出现的人，可以放在密送里；另发送通知类邮件时，不想让大家在邮件群里回复，可以把收件人的邮件地址列放在密送里。

b.主题：简明扼要说明邮件主旨，避免使用口语化的文字。

c.正文：正文包含称谓，正文主体，祝语及落款四部分。

称谓：即收件人称呼，格式可以是尊敬的xx，或根据公司文化来写，称呼xx总，xx总监，有的公司文化领导喜欢直呼姓名，称谓也可写成xx，标点符号使用逗号和冒号均可。

正文主体：建议遵循金字塔原理，先说中心思想，再详细阐述细节。

ps：一行内容最好不要超过20个字，字体可用宋体小四黑色，关键词可用红色强调（勿大面积使用），若有较多内容，可添加序号分条阐述，方便收件人阅读，给人留下逻辑清晰有条理的好印象。

祝语：可以写祝您生活愉快，工作顺利等等，表示真诚。

落款：落款内可写明公司名称，所在职位，自己姓名及发邮件日期。

d.附件：附件发送需注意，文件少不打包；文件不要过大；文件多，必须打压缩包的时候，一定要在邮件正文里做一下附件说明：附件中是 xx，请查收

注意事项：

1.邮件中包含公司机密时，一定要仔细查看收件人，不要有不能收该信息的人；

2.邮件内容编辑完成后，检查有无疏漏及错别字，确认无误后，再点击发送；

3.情绪不稳定的时候，切记不要发邮件

4.“！”“？”这两个标点符号在邮件里不要重复使用

邮件虽小，却足以体现一个人的专业。以这种精益求精的思想去对待工作中的每一个细节，相信要不了多久你的能力一定会得到领导和同事的认可。

蜕变成职场达人，从写好一封工作邮件开始！

摘自《职场宝典》

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