[小鱼手账]定期整理收件箱，再也不会忘了回复

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整理电子邮件的首要秘诀：分类

“没想到堆了这么多未读邮件。”“忙到焦头烂额，连电子邮件都忘记回。”

这些都是使用手机与电脑的烦恼，乍看之下，好像与手账扯不上边，不过这些烦恼都能通过手账解决，只要注意两个重点：

1. 将整理邮件的步骤养成习惯。

2. 将手账当作“索引”。

善用手账，很容易帮你将一个行动养成习惯。比方说，每天整理堆积如山的电子邮件。首先须养成的习惯，就是“邮件分类”。

“邮件分类”就是区分必须回复的邮件，与不必回复的邮件。当然，垃圾邮件或不看的广告邮件，就直接丢进回收站里。不想再收到相同信件时，最好将邮件设定为拒收。

将待回复的邮件设为“草稿”，午休后回复

接下来，将剩下的邮件一一开启，并马上判断“是否为必须回复的邮件”，需要回复的邮件便设定为“草稿”状态，并存放于草稿数据箱中。将邮件设定为拒收时，只需在“邮件分类”当下顺序进行设定。

虽然一一回复时需要一点时间，不过“分类”并不会花太多时间。所以每次看邮件时，记得要先将“邮件分类”，务必养成这个习惯。

只要能养成习惯，后续只需规划出时间，回复存放在“草稿箱”中的邮件即可。最佳时间，建议各位利用午休结束后，例如“必须开始工作，但却还提不起精神的时间段”。

打开手账翻到周计划表，在当天下午一点左右的地方，画上勾选方块，并写上“回复今天所有邮件”的待办清单吧！

特地将回复邮件记在手账上，可能会感觉怪怪的。不过，主要目的是为了养成习惯，因此若能习惯成自然的话，就不需要再做笔记。持续将“回复邮件”这项预定行程记在手账上，一直到成为每天必做的“习惯”为之。

“邮件分类”作业就像确认联络事项一般，须养成习惯于上班后立刻进行；时间上不急的话，也可以在午休结束后立即成立，这样才能避免一整个上午，都耗在处理邮件上。

邮件收发纯粹只是一种“联络手段”，并非实质的工作内容。所以一大早头脑最清晰的时刻，最好还是用来从事与创造相关的工作。

每周检查一次邮件，还可确认工作进度

另外想介绍给各位，只把“正在进行的工作”存放在收件箱中的小技巧。

首先，新增一个资料箱，并以自己目前负责的项目来命名。

接着，每周检查一次收件箱，并将共工作完成的邮件移至该数据箱中。这是为了确认每周工作的完成度，所以最好在周五进行。尚未养成习惯前，可将“结案邮件分类”以待办清单的方式，记在月计划表及周计划表上。此时若有不需要的邮件，删掉即可。

这样一来，电脑收件箱中自然就只会留下与“现场进行式的工作”相关的邮件，使必须进行的工作一目了然。

接下来，当自己负责的项目一结束，就要将数据箱删除，只留下还在进行中的项目数据箱即可。