在会议讨论中给出清晰指示的秘诀

前两天有个伙伴在公众号留言询问，当他安排会议的下一步骤的时候，经常会有参会者询问：“那具体要怎么做呢？为什么要做这个呢？怎么做才算是合格的呢……”，于是他需要不断地重复解释，以致于流程不是很顺畅。...



前两天有个伙伴在公众号留言询问，当他安排会议的下一步骤的时候，经常会有参会者询问：“那具体要怎么做呢？为什么要做这个呢？怎么做才算是合格的呢……”，于是他需要不断地重复解释，以致于流程不是很顺畅。

这个细节对于会议主持人来说，确实是一个问题，如何才能够把自己的意思表达清楚，让每位参与者都理解每个步骤的意图呢？

今早阅读《引导的秘诀》时，有一个段落是这样描述引导者如何给出准确、清晰、简明的指示的。我认为不仅仅可以应用在引导活动中，也可以应用于你的培训、会议过程当中，尤其是那些经常因为流程被打断而困扰的伙伴们。

流程模型



作者认为，当给出复杂的指示时，可以使用以下的流程：

1. 描述行动的总体目的；

2. 用一个主题之外的例子，帮助参会者理解如何完成行动；

3. 使用语言和动作给出常规指示；

4. 解释特定的例外和特殊情况；

5. 再次询问是否还有疑问；

6. 重复开场问题，让参与者看到答案；

举例

我们刚才讨论了5年之后的愿景是什么，以及你们要到哪里去。下一步我们一起来讨论“阻碍这个愿景实现的问题、障碍、限制是什么”，这非常重要，因为这将帮助我们理解当下存在哪些问题，这将会帮助我们更好地制订达成愿景的策略。（总体目标）我邀请大家针对愿景中的每一个元素提出自己的一些想法，这些想法最好是具体而不是抽象的，是基于实际经验或一手资料的客观现实，而不是主观的感觉。例如：如果我们在讨论员工积极性的问题，那我们谈到的可能是“某某员工的工作积极性差”，但客观现实的部分可能仅仅是“这个月他迟到了三次”，亦或是“他前半年业绩比去年同期低了30%”等等。

那么关于我们现在讨论的主题，哪位伙伴来帮我们举一两个例子？

…………………………

谢谢刚才这几位伙伴的例子，我把它们粘贴在白板上，大家可以在书写想法时予以参照。（举例）现在我们需要对你们所面临的问题、障碍、限制做出分析。我会邀请每位先写出自己的想法，然后我们一起达成共识。（指示）在这之前，还有一些需要你们了解。在我们列出问题、障碍与挑战时，你们的头脑中可能迫不及待地想去思考根本原因，我要求大家暂时不要去探询答案。当你们共同列出所想到的问题、障碍与限制之后，我们有时间一起来探询根本原因（特别说明）大家还有什么问题吗？（问题）如果没有其它问题，那让我们开始吧。针对我们的愿景，你认为阻碍这个愿景实现的问题、障碍、限制是什么？请用在你面前的便笺纸上写出5－8个想法……（开始提问）

流程的优势

当你邀请参会者做一些相对复杂的事情时，通过给出准确的、清晰和简明的指示是非常重要的。通过这个流程，你可以确保每一步都清楚地阐述了他们需要做什么、为什么要做、如何做才算成功。这样的流程确实可以最大限度地减少你与参会者的理解障碍，为顺利完成流程提供帮助。

在你的实践中尝试运用一下吧……

（注：流程模型摘录于《引导的秘诀》第五章　案例改编自《成于众志》）

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