法科生，你真的会写邮件吗？

写邮件体现细节，法律人更不可或缺。快戳进来看看吧！...

来源|佳和家事

投稿邮箱|zhangchao2091@sina.com

首席内容官|律志姐（ID：Lvzhi-sister2）

邮件是不见面的交际。一封格式规范、内容简洁明了、逻辑清晰的邮件会给他人留下专业、思路清晰、办事可靠的印象。细节展现专业水平，那么，作为法科生的你，写邮件有哪些需要注意的地方呢？

一、关于主题

1、一定不要用空白标题，这是最失礼的。

2、标题要简短，不宜冗长。

3、最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4、标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”

5、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。

6、可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7、回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。

8、主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要谨慎！

二、关于称呼与问候

称呼是第一行顶格写。

在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL，如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用“Dear xxx”，“套近乎”有点明显。

开头问候语是称呼换行空两格写。

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”或者“您好”。

结尾常见的写：

BestRegards，“Sincerely”、“Bestregards”、“Bestwishes”、“Kind regards”、“Salutations”、“Yours Truly......”中文的写个“祝您顺利”、“顺祝商祺”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

三、关于正文

1、Email正文要简明扼要，行文通顺。第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名，Email正文应简明扼要地说清楚事情。

2、注意Email的论述语气。根据收件人与自己的熟络程度、等级关系，邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

3、Email正文多用项目符号列表，以清晰明确

4、一次邮件交待完整信息。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开；如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

6、合理提示重要信息。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。

7、合理利用图片、表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。

8、不要动不动使用表情字符。在商务信函里面这样显得比较轻佻，只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在^_^。

四、关于附件

1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；

2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理；

3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；

4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；

5、如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用；

6、如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。

五、语言的选择和汉字编码

1、只在必要的时候才使用英文邮件。

2、尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。

3、对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。

4、选择便于阅读的字号和字体。中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

tips:

称呼后面用逗号（，）；

英文里没有顿号，把该用顿号的地方换成逗号（，）；

英文里，某人说后面跟逗号和引号，且结束的符号放在引号里面；

两个句子之间如果加上连词符号and/or/for/but等，中间用逗号；

英文里没有书名号，语句中有书、杂志、电视剧等名词时，用斜体字表示。

六、结尾与签名

1、签名信息不宜过多。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

2、不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以设置多个签名档，灵活调用。

3、签名档文字选择。签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

4、提醒对方查收。邮件发送过后，应该及时给对方打个电话或是发条短信，没有人会等在电脑前专门查收邮件，所以提醒对方注意查收也是必不可少的，有助于事情的及时解决。七、回复技巧

1、及时回复Email。理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2、进行针对性回复。当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免反复交流、浪费资源。

3、回复不得少于10个字，显示出你的尊重。

4、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼。

5、要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）。

6、主动控制邮件的来往。为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

八、正确使用发送、抄送、密送

 

1、To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2、而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。

3、而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。

4、TO、CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列、按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象。

5、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。

6、转发邮件要突出信息。

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