宁夏银川市局:定额管理“益”在哪里？

企业定额是成本管理和控制的一种有效方法，是推进精益管理、降本增效的重要抓手。执行定额，能更好地控制成本，降低...



企业定额是成本管理和控制的一种有效方法，是推进精益管理、降本增效的重要抓手。执行定额，能更好地控制成本，降低消耗，优化资源，提高效率，提升企业经济效益，从而实现企业利润最大化。银川烟草结合企业实际，将定额管理划分为劳动、能源、材料、资源、物资、成本定额六个方面，并将其作为推进定额管理的重点，分类别、分阶段、分部门建立定额标准，并推进实施，切实体现了“四个益”，即“益”在优流程、“益”在心有数、“益”在接地气、“益”在提素养。

一、“益”在优流程

银川市局（公司）局长、经理金伟认为，深入推进定额，就要围绕“质量、成本、效率”这条主线，通过劳动定额的建立，才能进一步整合、配置人力资源，减少流程冗余环节，促进流程优化，提高流程运行质量和效率。

我们从建立劳动定额为出发点，通过工时定额来识别和消除流程过程中的冗余，并应用统计分析、经验评估、现场实测等方法，统计、计算和确定每个作业环节、每个作业要素的额定工时，以此为依据进行流程优化，进一步有效配置和利用人力资源，减少了低效、协调不力等造成的浪费，从而实现流程运行的短、频、快。比如：通过对客户经理服务质量调查流程每一个环节工时进行统计和测算，发现按照现有业务流程的标准要求，对55个客户经理调查回访需要拨打近600个电话，耗时共79.5小时，其中调查和录入用时55小时（110户×5人×6分钟），等待汇总数据浪费1天，汇总数据用时30分钟。我们通过应用流程价值图，并组织相关岗位人员进行多次实测，将实际流程与理想流程进行比对分析，对作业要素中各种“冗余”和“浪费”进行优化改善，最终将额定工时确定为36.83小时,其中：制作了应用函数公式countifs结果录入表，并采用边打电话边录调查结果的方式，用时36.67小时，等待用时5分钟，汇总数据用时5分钟。通过额定工时的确定，不仅为流程优化找准了改善“靶点”，提高了客户经理调查效率。还为有效整合、配置人力资源、合理安排工作提供了保障。

二、益在“心有数”

在以往预算执行过程中，我们都会遇到这样的情形，比如，在领用办公用品时，对本部门档案盒、抽杆夹、中性笔、办公用纸、垃圾袋等常用消耗物品实际需求没有概念，心中无数，只会盯着预算的上限进行领用，造成了物品闲置、无序的浪费。

为进一步解决“花钱采购、大手大脚”的问题，财务管理科科长李利芳提议到：“要进一步明确定额与预算的关系，通过确立定额，算出‘物’的账来，让各单位、部门做到账目心中有数，通过对‘个体’定额的控制，从而使预算总费用不超标。”

定额管理强调对项目个体的单位消耗数量和个体单位消耗金额的确定，是实现精益预算编制、精益成本控制的基础，而预算强调的是对某类项目总体消耗金额的控制、注重结果，二者之间是“个量”支撑“总量”的关系，没有对个体消耗的有效控制，就不可能实现对企业费用总额的控制。我们通过明确管控的范围，划出管理的边界，以更直接、更直观、更敏感的“物”的形式，来进一步深化全员管控费用的成本意识。比如，依据历年办公用品项目使用的频次、频率，确定了油笔芯、订书针、印油、抽杆夹、资料册、档案盒等办公用品“个体”消耗定额，并以此为依据，确定了办公用品“总体”年度预算费用为7.99万元，只有准确掌握油笔芯、订书针等“个体”消耗，找到消耗源头，强调投入合理、产出最大，才能不超出办公用品“总体”7.99万元的预算目标，解决了预算“拍脑袋”的问题。

三、“益”在接地气

物流配送中心经理邹海涛说：我们只有处理好定额与修正系数“一个关系”，应用好《定额构成要素表》《定额计量单位构成明细表》《部门定额明细表》《定额标准执行控制表》“四张表”’，即做到“1+4”，才能使定额管理更加符合企业实际，更加“接地气”。

一是处理好定额与修正系数“一个关系”。定额不是一成不变的，而是随着企业改革与发展、内外部环境、顾客需求等客观因素的变化而持续改进的过程。建立定额不能“为了定额而定额”，虽然有行业和宁夏区局（公司）相应标准可以参照执行，也不能将定额定死，执行起来太刚性，不符合企业实际，因此，更重要的是要结合自身实际对业务过程和历年数据进行通盘分析，对实施过程中的数据进行科学分类和有效利用，通过分析和查找影响定额产生变动的主要因素，统计和测算调整系数，并实施动态调整，使定额在应用过程中更加“接地气”。以专卖人员在向零售户进行法律法规政策宣传为例，通过计算，额定工时为5分钟，但由于受到客户对政策理解能力差异的影响，会导致定额标准出现波动，因此，我们首先，将客户按理解能力分为A、B、C三类，即A类属于理解能力较好、B类属于理解能力一般、C类属于理解能力较差。其次，按照客户分类实施动态调整，将A类客户政策宣传额定工时的修正系数确定为0.9、即额定工时为4.5分钟；将B类客户政策宣传额定工时的修正系数确定为1、即额定工时为5分钟；将C类客户政策宣传额定工时的修正系数确定为1.2、即额定工时为6分钟。通过设定人均就餐定额的修正系数，将每月有效工作日为23天的修正系数设定为1，将每月有效工作日不满23天的修正系数设定为0.84。又如，车辆燃油消耗会随着季节的变化产生浮动，安保科在每辆车理论油耗的基础上，将±0.5升确定为油耗定额的动态调整区间。通过对定额标准实施动态管控，不仅确保了标准的有效性，还较好地满足了客户需求、保证了客户满意度。

二是应用好“四张表”。定额的有效执行，关键在于应用好《定额构成要素表》《定额计量单位构成明细表》《部门定额明细表》《定额标准执行控制表》“四张表”。通过对劳动、能源、材料、资源、物资、成本六个方面进行分类划分，要素识别，识别出定额项目76项，构成要素621个，定额标准152个，形成了《定额构成要素表》，基本覆盖了企业经营管理和服务提供的全过程。通过明确每项定额的计量形式、计量范围和计量周期，通过三者的组合判断来确定定额的计量单位，同时将劳动、材料、资源、能源和物资定额，通过货币这个“同度量因素”进行等价转换，形成《定额管理体系要素构成明细表》，为统计和计算定额标准提供了依据。通过用好《定额标准执行控制表》，把劳动、能源、材料、资源、物资、成本定额执行情况进行过程控制，特别是要把超出预警线的部门点出来，要求分析原因、查找短板、制定对策、积极改进，不断提高定额管控质量和水平。通过建立定额标准体系，严格过程管理，培养了全员的责任意识和自主精神，使大家养成了精益的行为习惯。

四、“益”在提素养

企业管理科科长张亚平认为，只有抓住全员精益管理的意识和能力这两个重点，才能发挥全员降本增效的动力，才能培养全员投身精益、关注细节、减少浪费的习惯，从而提升全员素养。

一是发挥好“帅”的掌舵作用。我们将定额管理的理念、思想融入在企业发展战略的规划实施中，紧紧围绕“降本增效、增收节支”这个目标，坚持以客户为中心，以市场为导向，优化资源配置，拓展发展空间，转变发展方式，充分发挥了领导作用，通过抓班子、带队伍、促改进、求进步，有效推进了定额管理的全面实施。

二是发挥好“将”的推进作用。通过举办中层以上干部定额知识培训班，分类培训、分步指导、以点带面，发挥各职能部门作用，各司其职，凝聚共识、形成合力。企业管理科通过强化分类指导，财务科抓好预算执行和成本费用控制的执行监督，各职能部门以流程优化为切入，抓好人、财、物等“个体”消耗的归口管理，通过各部门齐抓共管，进一步提高了定额管理队伍的综合素质，夯实了定额管理的推进基础，提升了定额标准的建立水平和应用能力。

三是发挥好“兵”的执行作用。企业管理科张亚平说：“员工是践行定额的主力军，是问题短板的解决者，是管理变革的推动者。”定额管理要有效落地运行，就是要以全员参与为基础，我们将定额知识、工具、案例等进行提炼，以OPL一点课的形式，通过微信平台，推送到员工手机中，丰富了载体，拓展了渠道，营造了氛围，进一步提高了“人”的质量意识和成本意识。

抓基础管理，贵在坚持。我们在抓销量、盯销量同时，更要关注企业的发展质量、投入成本和产出效益，要把发展建立在更加坚实的管理基础之上，通过定额管理促进企业降本增效。

宁夏银川市局（公司） 张小萍

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