学术会议系列一：外出会议如何去邀请？

放下身段，不要太把外出会议当成稀缺宝贝，而是要“想清，讲清”你的会议可以给客户带来啥？...



其实关于“学术会议”这个主题，一直想写，但又不敢写。为啥？里面涵括的内容太多了，会议可以分为科会，大型城市会，小型沙龙会，演讲比赛，辩论赛，读片会，文献分享会，外出巡讲会，外出市场部大会，医学部FFABmeeting等会议形式。具体到一个会议，讲者沟通，参会听众邀请，参会者的质量和数量，内容选题，会场应变，提升客户感受，会后跟进（包括团队的内部总结）等都是有很多门门道道的。我们争取用八到十篇的文章，把王P这十来年在这些话题上积累的东东分享给大家。今天就先分享第一个小话题：“外出会议邀请”。

外出会议，顾名思义，就是请我的客户去外地开会，做讲者或者做听众。“讲者型”不是我今天阐述的重点，因为你能给客户争取到外出展示的平台，客户总是有感觉的，只要你时间沟通的好，内容和平台客户是感兴趣的，问题就不大（但如果是新手，请回到历史消息中翻看我6月7日的文章“外出会议陪同”，让自己陪同也出彩）。那有讲头的是“听众型”外出会议邀请，为啥？听王P慢慢道来。

一般的流程，外出参会，你要先把会议的细节和亮点都准备好，找准自己想邀请的人，提前和他沟通好，确认好航班，出发时间等要求，就基本上搞定了。但我们在日常工作中，有两种特殊情况在邀请外出参会时要小心。

一，主任对外出参会的名额有把控。当我们新接手一个科室的时候，一定要先了解清楚，科里对老师们外出参会是否有特殊要求：是要主任统一安排，还是我们可以自由邀请。如果要主任统一安排，好处是被邀请的客户名正言顺，坏处是，也许主任安排的参会人选不是你的目标人选。这会儿，我们要随机应变：如果主任很明确指定了人选，你也可以和主任沟通：候选人是否可行，明确你们公司的要求。（这一问题常出在，公司经常要求客户等级要副主任以上，但主任可能安排的不是，但王P日常要求在这块会稍稍松一些，除非这种会议是讲者培训，医学部FFABmeeting级的）；如果主任没有明确指定，你可以建议你心中的候选人让主任来斟酌。

如果主任在外出会议上对科里没有特殊要求，我们可以适当的自由度大些，但一般也要和主任打个招呼，或者听从你邀请的客户的意见，因为客户对他是否合适出来，要不要汇报给主任，是有清晰认知的。

二，名额是紧急追加的，催的特别急，咋办？这种情况常见于外围一些市场，因核心市场邀请不顺利，报名时间快到了，上面给我们调整过来的追加名额，这会儿，你对这个会议有把握再接活。那如何能做到有把握呢？需要我们对客户的参会内容喜好，被邀请人和讲者是否有特殊关系，如师生、朋友、同学等，还有就是之前有客户跟你提过有外出参会的要求也要牢记。这些内容掌握的够全面你才敢接这个烫手的山芋。反之，如果追加名额你都能搞得好，一旦有额外的追加名额下来，老板也会先想到你。

最后，我们其实也看到这种现象，尤其是一些大医院牛XX的科室，他们对厂家搞的一般的学术会议的兴趣度在下降，原因在于客户自己搞的各种学术平台已经很多，如果你们公司举办的学术活动内容无亮点，大佬无亮点，形式无亮点（王P，你是不是应该把会议举办地点也考虑在内？哈哈，不能考虑在内，因为按照合规要求，国内的旅游景点是不能召开会议的），那么一线同事邀请难度确实会比较大的。

总之，要想邀请好外出会议，我们一定先想清楚：这个会议可以给客户带来什么价值。客户真的关注这些吗？

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